In diesem Beitrag möchte ich für dich kurz und knapp zusammenfassen, was mit Buchführung – oder auch Buchhaltung – eigentlich gemeint ist.
Dabei muss man beachten, dass natürlich nicht für jede*n Unternehmer*in alle Bereiche zutreffen. Wenn du keine Bar-Einnahmen hast, fällt beispielsweise die Kasse weg.
Debitoren und Kreditoren
Als Debitoren bezeichnet man deine Kunden und als Kreditoren deine Lieferanten, Dienstleister etc.. Du stellst deine Rechnungen an deine Kunden und erhältst für deine Dienstleistung bzw. deine Produkte Geld. Dies nennt man Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
Gutschriften oder Stornos mindern deinen Umsatz und werden auch über die Debitoren gebucht.
Von deinen Kreditoren erhältst du Rechnungen für ihre erbrachten Dienste bzw. für Produkte, die du von ihnen beziehst. Darunter fällt z.B. auch deine Telefon-Rechnung oder dein Wareneinkauf. Hier spricht man von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
Rabatte, Skonti oder sonstige Preisnachlässe werden auch über die Kreditoren gebucht und mindern deinen Aufwand.
Banken und Paypal
Alle deine Banken, die du als Geschäftskonten führst, fließen auch in deine Buchhaltung mit ein. Je nach Unternehmensform kann es sinnvoll sein, auch deine Privatkonten zu erfassen oder zumindest im Auge zu behalten. Wenn du z.B. viel über dein Privatkonto bezahlst (beispielsweise über Ebay), gehen diese Betriebsausgaben sonst unter.
Ein gutes Beispiel für ein Geschäftskonto, was auf digitale junge Unternehmer*innen ausgerichtet ist und sogar deine Steuerbelastung relativ zuverlässig berechnen kann, ist Kontist.
Wenn du ein betriebliches Paypal Konto nutzt, muss dieses auch in deiner Buchhaltung erfasst werden. Vor allem wenn du Geld von deinen Kunden bekommst. Hier fallen für dich auch Gebühren an, die für dich eine Betriebsausgabe darstellen.
Kreditkarten
Nutzt du selbst Kreditkarten oder bezahlen deine Kunden per Kreditkarte – z.B. in deinem Online-Shop? Hier musst du sorgfältig darauf achten, dass alle Belege für jede Abrechnung vorliegen.
Für Kreditkartenzahlungen deiner Kunden gibt es zahlreiche Systeme wie z.B. PAYONE, die es dir leichter machen, die Zahlungen den Rechnungen zuzuordnen. Diese Dienstleister bieten auch meist einen Export an, der dann in der Buchhaltung elektronisch verarbeitet werden kann.
Die Zuordnung zu den Belegen ist leider nicht immer ganz einfach. Und auch wenn es Systeme gibt, die schon viel elektronisch unterstützen, so sind diese Systeme dennoch nicht fehlerfrei. Hier muss i.d.R. immer händisch von mir als Buchhalterin nachgearbeitet werden.
Kasse
Kommen wir zum schwierigsten Thema: Die Kasse. Du musst eine Kasse führen wenn du bar Geld von deinen Kunden erhältst. Wenn du lediglich Ausgaben wie Porto oder Bürobedarf bar bezahlst, ist es nicht nötig hierfür eine detaillierte Kasse zu schreiben. Ob dies dann Sinn macht, ist sehr individuell und kann nicht pauschal beantwortet werden.
Wenn du Bareinnahmen hast, bist du gezwungen, diese taggenau aufzuzeichnen und den Kassenbestand jeden Tag zu zählen. Die Anforderungen an eine Kasse sind so hoch, dass es erfahrungsgemäß fast unmöglich ist, hierbei keinerlei Fehler zu machen – wenn du deinen Kassenbericht von Hand schreibst. Daher kann ich dir nicht empfehlen, eine Barkasse selbst zu schreiben. Du solltest – wenn es für dich ein Thema ist – unbedingt eine PC-basierte Lösung wie z.B. SumUp nutzen, um die Fehlerquellen möglichst gering zu halten.
Bitte beachte, dass ich dich aufgrund des zu hohen Haftungsrisikos leider nicht betreuen kann, wenn du eine von Hand geschriebene Kasse führst.