Das papierlose Büro ist in aller Munde und dennoch noch längst nicht bei allen angekommen. Gerade in der Steuerberatung und bei vielen Buchhaltern ist es noch undenkbar, komplett papierlos zu arbeiten. Dabei ist es auf so vielen Ebenen eine echte Erleichterung!
Hier kommen 4 Gründe für ein papierloses Büro
1. Die meisten Rechnungen kommen sowieso per Mail
Gerade junge Unternehmer*innen und Start-Up Gründer*innen agieren sowieso schon hauptsächlich online. Es gibt ganze Unternehmen, die vollständig remote arbeiten oder zumindest ein Remote-Team haben. Auch die Dienstleister und Kunden dieser Unternehmer*innen arbeiten digital.
Die meisten Rechnungen kommen daher sowieso schon per E-Mail. Also wieso erst ausdrucken und dann womöglich wieder einscannen?
Dieses Vorgehen bedeutet nicht nur mehr Arbeit sondern ist zudem auch nicht GoBD-konform.
2. Echte Zeitersparnis
Wer kennt es nicht, das angestaubte Bild der Buchhaltung: Es türmen sich riesige Akten-Berge und keiner hat mehr den Durchblick. Mit der Buchhaltung beschäftigt man sich gar nicht gerne, ein unliebsames Thema.
Wenn die Belege jedoch ordentlich digital abgelegt werden können, ist die vorbereitende Buchhaltung gar kein Problem mehr. Mit wenigen Klicks lassen sich Rechnungen zu mir schicken und müssen danach höchstwahrscheinlich nie wieder rausgesucht werden weil sie digital mit den Buchungssätzen verknüpft werden können.
Überlege dir, wie viel Zeit du mit der Vorbereitung deiner Buchhaltung bisher verbracht hast und wie groß der Anteil am Belege-suchen daran war. 1 Stunde in der Woche? 2 Stunden im Monat? Erzähl es mir gern in den Kommentaren.
Wenn du noch mehr Zeit sparen willst, nutzt du sogar Dienste wie Getmyinvoices und gibst mir einfach den Zugang hierzu – dann brauchst du zukünftig gar nicht mehr selbst suchen.
3. Kosten sparen
Du sparst aber nicht nur Zeit mit deinem papierlosen Büro. Nein, es ist natürlich auch günstiger für dich. Denn dir entfallen die Druckkosten, du brauchst kein Briefpapier mit deinem Logo bestellen. Auch Strom und Materialverbrauch sinken dadurch erheblich. Du brauchst keine Ordner mehr und auch kein sonstiges Material zum abheften deiner Belege. Das klappt natürlich nur, wenn du wirklich konsequent auf eine digitale Kommunikation mit deinen Geschäftspartnern achtest. Wenn du noch Papier-Belege bekommst, musst du diese leider dennoch auch in Papier aufbewahren. Wenn du aber dein Büro papierlos machen möchtest und die analogen Unterlagen reduzierst, sparst du langfristig die oben genannten Kosten.
Hier sei auch ein wichtiger aber oft vergessener Kostenfaktor erwähnt: Deine Arbeitszeit. Als Unternehmer*in weißt du sicherlich, was deine Stunde Arbeit in Geld wert ist. 65 €? 150 €? Oder sogar noch mehr? Hier gilt es ganz klar abzuwägen, ob dir die Suche in Papierbelegen, das unnötige Ausdrucken und per Post schicken von Unterlagen usw. so viel wert ist! Wenn du eine Stunde die Woche damit verbringst, Belege zu suchen, verbrennst du unnötig deinen Stundensatz. Denn diese Suche ist definitiv heutzutage nicht mehr notwendig! Sei dir darüber bewusst wenn du dich gegen eine digitale Buchhaltung entscheidest.
4. Nachhaltigkeit
Ja, auch das Klima dankt es dir wenn du deine Belege in Papier reduzierst. Darüber hast du vielleicht noch gar nicht nachgedacht aber es ist ein Argument für das papierlose Büro. Du verbrauchst weniger Druckmaterial und andere Büromaterialien. Dein Plastikmüll reduziert sich dadurch automatisch auch und ich wette du benötigst auch weniger Strom für deinen Drucker. Wenn du einen Scanner benutzt und noch regelmäßig Papierbelege erhältst, wiegt dies eventuell den Strombedarf wieder auf. Allerdings ist das ja nicht das Ziel. Ziel sollte sein, auch den Scanner nahezu überflüssig zu machen.
Kleiner Bonus: Wenn du mit mir zusammenarbeitest, tust du zusätzlich etwas für den Umweltschutz. Denn ich spende einen Teil meines Gewinns an Klimaschutz-Projekte und richte mein Büro auf Nachhaltigkeit aus. Was das bedeutet, kannst du gerne im Blog nachlesen.